仕事の割り振りの手間を自動化する
部下がなにをすればいいか相談にくる、暇にしている
管理者は暇なほうがいいわけですが、多くの中小企業では上司もまたプレイヤーで、完全に管理の仕事というわけにはいかないと思います。ですので、年中部下がやってきて仕事の手が止まるというのは避けたい。
そこで私がオススメしておりますのが、ホワイトボード法です。100円ショップなどで売っている、75mm四方のメモ帳に、「上司がやるほどではない仕事」や「同僚にやってもらいたい仕事」を思いつき次第書き出してどんどん貼る（磁石がオススメ）。
社員はホワイトボードを見て、そこに自分が処理したほうが早いですとか、得意な仕事がある、手が空いているなどあれば、メモを持って仕事をする。仕事が終わったら署名して、済のボードへ移す。これだけです。
こうすることで、いちいち仕事を聞きにきて手を止められることや、部下が暇をすることが減ります。もっとも私は「会社が暇」というのはいいことだと考えています。もちろん利益が上がっているなら、ですが。高収益体質といえますからね。ただ、一部の人だけが忙しいのはよろしくない。だからこそ、暇になった社員は他人の仕事も当たり前のように手伝い、「暇してません」と暗に示せる仕組みは大切なのです。
もちろん、テレワークや本社と支社など遠距離でも活用できるように可能であるならクラウド上のアプリなどで管理できたほうがいいのですが、人間は血が通っていないと受け入れにくいものです。このホワイトボード法のいいところは、「自分がやります」と「自分がやりました」というアピールができる点にあります。直接ほめてもらえなくても、「こんなに仕事をしたんだぞ」と自慢でき、自尊心が満たされる。
そんなことかよ、バカバカしいと思うなかれ。人間はそんなことによろこびを見出し、仕事や勉強に励むのです。私はむしろ、こんなことすら可視化できていないことのほうがマズいと感じます。誰がなんの仕事をどれだけやっているかがわからないから、社員全員が疑心暗鬼になり、社長や幹部は自分たちから金を盗んでいると社員は思い、経営陣は社員は働いていないと思うのです。これは健全な組織だとはいえませんよね。
中小企業だと社長が一番働いていて、エース社員がその3分の1くらいの仕事をこなしているはずです。一般的な社員は社長の5分の1くらいしか働いていないのに、すごく働いている！ と思っているわけで、これがよくないというつもりもないのですが、念のため会社の上層部は結構働いていることを見える化する意味も込めて全社員の仕事は勤怠機能付きスケジュールアプリなどで管理しつつ、一部に血の通ったアナログな要素を残して、組織として仕事をこなすクセをつけていきましょう。
互いに疑いの眼差しを向けあう組織なんて最悪です。いますぐ実践すべきです。
色は言葉よりも力があります。あらゆることを色分けしてトリアージしていきましょう。急ぎの仕事はパンチのある色、そうでもないものは薄めの色のメモ用紙を使う、などですね。もちろん、磁石の色で判別などでも構いません。