会社の評価制度やPDCAに悩んだら、まずはここからはじめよう
仕事は徹底的に小分けにする
さて、本題に戻りましょう。作業を15分おきにメモなどと、なにゆえそんな面倒なことをするのかですが、自分の仕事がどれほど効率的か、もしくは非効率かが見えるようになるからです。特に共有すると、仕事のできる人間とそうでない人間の比較がグラフなどで一目瞭然になります。できのいい人間を伸ばすのは大変ですから、できの悪い人間にスター社員の真似をさせるためにも共有と比較は必須です。
そのほかにもとてもよい効果があります。そのなかの代表的なものが、作業を小分けできることに気づくという点です。アダム・スミスが論じたように、分業というものは数十、数百倍の生産効率を生み出します。それを実践したのがフォード社です。たったひとりの職人が、ネジからエンジン、タイヤにボディまで1点ずつ作っていては1年経っても車はできません。作業を小分けにすると、「この仕事は自分がやらなくてもいいのでは？」ということがたくさん見えてきますし、仕事ができるからとなんでもかんでも抱え込んで、ボトルネックになっている社員や、遊んでいる社員を見つけることができます。作業の単位は15分なのですから、15分で完了するような仕事なら、経験の浅い人間にも簡単に投げてよこせます。そういうところに気づくことが大切です。生産性の向上と同時に、社員の疲労やメンタルヘルスもよくできます。疲弊してパンクしかけているのに、仕事をすべてブラックボックスに詰め込んでいる社員はいませんか？ 余人をもって変え難い社員など、会社という組織には要りません。社長すら交換可能でもいいくらいなのです。人と人が集まって、効率的に仕事をこなすための組織が会社なのですから、なんでも自分でやりたい人間は組織を去ってもらわなければ会社の存在意義がなくなるというもの。まずは記録を取って行動を見える化し、作業を小分けにさせましょう。次に打ち手を考えて社員に伝え、その結果をもって評価制度に反映するのです。
15分でこなせない仕事は長すぎる仕事です。1つの一連の作業のように思えたとしても、段階ごとに小分けにすることは可能です。製造工程なら工程ごと、一見小分けできなさそうな移動時間すら、「この時間までにXX駅を通過予定」としておけば、自身の感覚との乖離に気づきますし、修正が容易です。軍隊の作戦が定時連絡制なのも、こうやって逐一確認、修正ができるからにほかなりません。PDCAというやつですね。
まだまだ考え、変えていくべき部分はありますが、とりあえず今回のコラムはこのあたりにしておきましょう。仕事の小分けと報告だけでも、会社の様々な部分が変わってくることが実感できるはずです。
1年半で80kg痩せたの徳島文学協会員。趣味は人文系の本を読むことで、何度「断捨離」しても蔵書が3000冊を超える活字中毒者。仕事は広告デザイナー・社員教育コンサルタント・編集者ですが、徳島県阿南市に地域おこしのために私費で「e-sports・ゲームセンター」を新築中。ゲーセンのオヤジもやることになりました。
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