報告の方法をフォーマット化する

報告には定型があってしかるべきです

報告のルール：上司は口を挟まない

部下に報告をさせる場合のルールは、定型化した内容のとおりに話している以上、上司は口を挟まないことにします。いいたいこと、指示については、最後にまとめてしてください。イチイチ注意されると話の腰が折れ、ただでさえしたくない報告をさらに切り上げたくなってしまいます。部下が適当な報告をすると、間違った経営判断に繋がりかねません。上司たるもの部下から情報をいただくという姿勢、報告が経営に直結しているのだという緊張感とリスペクトを見せなければなりません。

報告のルール：定型化して報告させる

定型化のルールは簡単です。

• 主語はお客様かライバル社で統一する
• 自分の考えは述べさせない。数字と事実で語らせる

たったこれだけ。

主語は基本的にお客様かライバル社になるはずです。世界には自社を除けばこの2つしかないからです（例外的に取引先ということもあるかもしれません）。「みんながいってました」というふうな、抽象的でどこから出てきたかわからない情報は許しません。出どころを掴んでこいと一蹴してください。

自分の考えを述べる作文や独演会は許しません。先ほどの主語に加えて数字と事実を列挙すれば、おのずと答えは見えてきます。客観的に検証可能な情報でない限り、報告とは認めません。経済評論家という人たちが、10年後に日本の家電メーカーがどうなるかを予想していましたが、ほぼ全員ハズレ。いまや何社も中国企業に買われています。主観に基づく希望的観測でものを語っていたからです。専門家と呼ばれる人間ですらそうなのです。「わからないことはわからない」のですから、「こうなると思う」というような変な先入観を与える報告は百害あって一利なし。数字と事実を入れた報告を守らせてください。

報告のルール：報告の実例

社内で報告を受けるには、以下のような手順がよいと考えます。

1. 数字と事実を報告
2. お客様の声
3. ライバル情報
4. 取引先情報
5. 口頭報告と文書報告
6. 複数系統報告

1.誰がなにを、どれだけ売ったか。進捗はどれくらいの状態か、契約件数や解約件数、売上高、粗利率、広告の反応率やひとりあたりの経費額、数字と事実で報告できることはたくさんあります。

2.お客様からのお褒めの言葉や要望は製品やサービス開発に活かせます。クレームも同様ですが、こちらは即時対応しなければなりません。クレームがある場合は実績の報告より先にさせるべきです。

3.ライバル会社や市場の動向も大切です。どこの地域にどういう人間がどういう商品を売りに来ているか報告させます。ある塗装会社はパートタイマーにポスティングをさせながら市内全域を走らせて、塗装会社の工事中マップを作成しています

4.取引先の動向をチェックします。倒産などということもそうですが、自社以外に懇意にしている会社はないか、そこにはいくらで卸しているかなどを細かく知っておくべきです

5.報告は口頭による課内や部内での共有もいいのですが、人間はそんなに賢くないので忘れます。また、話していると「要らないこと」まで口走って脇道にそれますし、証拠として残しにくいということもあります。口頭と文書（PDFの要点書）の2系統で報告させるのがいいでしょう

6.ある報告を受けたら、それが事実かどうか調べられるように複数系統を持っておくべきです。部下Aがいったことが事実かどうか、Bに聞いてみる。Bが同じ報告をあげてくれば、おそらく事実らしいと考えることができます

このような形で報告することを決定したら、ためらわずにメールでもHPでもアプリでもいいので、ひな型を用意して、そこに必要事項を打ち込むだけの報告の仕組みをつくります。目標は200文字以内で報告が終わること。専門職でもない限り、1日400字以上社員に作文をさせてはいけません。長くものを書けば偉いという文化は間違いです（私もですが）。

必要事項を端的にまとめ、伝え、周知徹底を図る（共有する）。

そこから判断し、決定し、社員一丸となって決定事項を実行する。

これが強い組織の形です。

いますぐ簡単な報告のフォーマットをつくってください。

いますぐ、です。