経費を管理しない管理法
経費無制限、お好きにどうぞで手間を省く
全社員に少額決裁権を付与する
ペン一本、消しゴム一個買うのにも申請書を書いて、稟議書をつくって、上司3人のハンコを……なんて会社はもうほぼないと思いますが、そこまでいかなくてもそんな会社はまだまだ多いはずです。新入社員が勝手に文房具を買ったら「生意気」という。そんな文化は続いているわけですが、こういったギスギスした空気も問題ですけれども、なによりそんなことに構っている時間がもったいないと思いませんか？
ペン一本のために本人があれこれ書類をつくり、上司に許可をとる。これがダブルパンチ、トリプルパンチで無駄なのです。そういった仕事をこなすために経理の事務を置くことを考えれば、トリプルどころか数十倍に無駄です。
そこで私が提案したいのが、全員に少額決裁権を付与するというものです。
そんなことをしたら、なにを買われるかわかったもんじゃない！ といわれるかもしれませんが、おそらくは大丈夫です。といいますのも、なにを買ったか、社内用の情報共有アプリで申請することでしか経費の清算を受け付けないという仕組みと連動させるからです。
これのいいところは、全社員が見ようと思えば、誰が何を買い、どんな清算をしたのか一目瞭然だということです。全員が経理の厳しい事務員になるわけです。これなら妙なものは買えませんし、誤発注なども筒抜けです。
また、「Amazonで買うなよ、出入りの業者にまとめて頼めば安いぞ」といった話も、情報共有アプリなどで一斉配信すれば、知識として全員に知らせることができます。「その業者よりこっちが安いです」「自分も欲しいからまとめて買って！」といった話題も、雑談のように行えます。ITの便利な面を使いこなして、仕事を負担なく雑談のなかに紛れ込ませるわけです。
いままではそんなことはできませんでしたが、これからの時代は違います。経費の清算を全社員に見られる状況とすれば、レシートと物品をスマホなどで撮影し、それで申請すればよく、妙なマネをすれば気づく人間もいるうえに、記録として残せます。お金の流れも把握でき、どういうものなら経費になるのかは遡って調べれば、社員に説明する必要もありません。
なんでも関門を増やしたり、縛っておけば上手くいくというのは思い込みです。手続きが複雑になればなるほど、外に見えない部分が増えて、不正をする人にとって都合のいい暗部をこしらえるだけです。
また、不正をする人間にとって一番怖いのは、誰かに見られていること。経理とズブズブの仲で悪いことができる状態は容易につくれても、全社員を騙すことは容易ではありません。
別に私が聖人君子で、性善説を唱えているわけではないのです。便利だし、悪いことができない仕組みは、オープンなほうがつくりやすいというだけなんです。ぜひご検討いただければと思います。
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