会議の効率化と時短｜会議の基本について

会議で決めることは3つだけ

いつはじめ、いつ終わるか決める（時間）

いつまでもはじまらない、いつまでも終わらない。これが最悪の会議です。

創造的な会議は出社直後（起きて4時間以内）に行い、確認事項や連絡事項中心の会議は退社前に行うことです。もちろん、そんな会議は不要かもしれませんが。

会議冒頭に終わりの時間を決め、議題の順位づけをして時間配分をし、重要ではないと思われる議題は担当者を即時に決めて担当者以下の権限で対応させるといいでしょう。このとき議題にはそれぞれ管理番号を振り、あとでアーカイブや共有で確認しやすいようにするのもいいですね。

タイムテーブルを1分以内につくってください。議題の議論の時間と誰がなにをどうするか割り振る時間、次回の会議の議題くらいは「はじめに」決めてしまうのです。

終わる時間が決まっていれば、どうしても必要なことから手をつけます。時間がきたら強制終了ですから、最後のほうになるとあわてて「お前、これ担当。あんたはこっち。はい終了」となります。

なんと無責任なと思うかもしれませんが、本当に大切な議題以外は大概これでどうにかなります。折を見て「XXの議題、どうなった？」と進捗を確認すればいいわけで、それで問題が起こりそうなら再度検討したり、対応すればいいだけです。

会議中もリスクを精査しなければとバカ丁寧に微に入り細に入りするから時間がかかって会議が終わらないのです。会議中に数字が出せるわけがない。数字は事前に持っていないといけないわけですから、ないものはないで即、議題終了（または担当者を決めて継続）にするのです。

日本の企業文化として、あらゆる仕事を上役が管理する風潮があるために社員が自律的に動かず、すべての仕事を上司に確認しにくるのです。決定の責任は上司に、実行の責任は部下にあると共通認識をつくり、丸投げすると批判覚悟で決め、仕事を渡してしまいましょう。部下の手にあまりそうなら中間報告をさせてそこでヘルプに入ればいいのです。

また、なにがどうなれば会議が終わるというゴールを議題ごとに設定しないことには、いつまで経っても独演会か睡眠時間から抜け出せません。「会議の目的」などという曖昧な表現ではなく「終了条件」を決めるのです。「どうすれば会議が終わるのかですか？」なんて新人や若手がいうのはためらわれますから、そういう視点を持つべきは上司です。社員のマネジメントをするためにいる職責上位者なのですから、本来ならば上役は全員、こういう視点を持っておいて欲しいと思います。

いつ・誰が・なにをするか決める（実行）

会議の終了条件が定まれば、次に中身を詰めていくことになります。

会議で決めるべきは「いつ・誰が・なにをするか」です。

依然として「クレームがありました」という報告だけの会議や、「クレームを起こさないようにしろ！」と上司が怒鳴るだけの会議が多いのではいなでしょうか。

結局、全員が他人事です。上司も叱責することで仕事をした気になり、部下もそれを聞いても自分が実行する役割と思っていないので、次回もまた同じ過ちを繰り返します。これを防ぐためには、「いつ・誰が・なにをするか」決めるしかありません。社員も「お前が担当者」といわれれば、嫌々ながらも自覚を持たざるを得ないのです。

実行にはどうすればいいか、方法を考えるのは個々人の問題です。議題の解決こそが会議の中核です。「製品の不良が多くてお客さんが怒っています」というクレームであれば、「製造部はなにをしているんだ！」と怒るのは会議の議題と無関係と見なければなりません。ここをしっかり切り離し、議題となっている「クレーム対応」にだけ注視します。議題の解決を怠って、副次的な問題（製造部の怠慢）を持ちだすために会議の収拾がつかなくなるのです。会議の議題は小さく、ひとつずつ決めていくことです。副次的問題は別の議題として考えてください。

そうすれば、「担当者と上司、製造部の人間がお客様に謝りに行く」という、誰が、なにをするかの方向性が見えます。次にそれをいつにするか、アポイントメントを取り付ける必要があることがわかります。こうしてひとつひとつ、次になにをすべきかを考え、スピード感を持って片付けていくと、会議が苦痛ではなくなります。「謝りついでにお客さんの要望なども聞いてくればいい」といった意見も出るかもしれません。これは、他人事だと思ってぼんやり座っていたり、コソコソとスマホでゲームをしていては生まれないものです。速さはいろんなことを解決します。

次回の会議はなにをするか決める（確認）

会議は会議をすることが目的ではありません。社員一同が揃って懇親（嫌味ですよ）するのが狙いなら、ちゃんとお店なりホテルの会場を抑えてください。無駄な会議は時給というかたちで無駄なお金を垂れ流しているのですから、親睦を深めたり慰労目的なら懇親会を開いたほうがずっといい。

会議終了時には、今回決まったことをどう検証するか、しないのか。そして次回の会議の議題となるのか、ならないのかを決めて、念押しに確認します。議題としないなら、次回開催の会議で話し合いたいことを決めます。定例会議だからといって、特に議題もないままはじめたり、定例会のために要らない仕事をつくり、資料をつくるような無駄は今日からやめましょう。

なお、会議中に使う資料ですが、多くの場合、部下がつくり、上長が読み上げたりするはずです。これが本当に無駄です。読み上げているあいだ、会議参加者全員分の時間を奪っています。資料は隙間時間に読んでおけるよう、事前に配れるなら配っておきましょう。読む時間がなさそうなら、会議冒頭に5分程度、読みながら資料に疑問点等を書き込む時間を与えます。（そのためには5分で読める資料にしなければなりませんね）そこから会議の中身に入るほうがずっと効率的です。

豪華絢爛なスライドや、ムービーなんていりません。ワードどころかプレーンテキストで箇条書き（5分で読めるように）しておけば上等です。スライドにしたって、1画面に1テーマ。あれこれゴチャゴチャ言葉が並んではダメです。仕事のための仕事を自分でつくらないようにさせてください。資料づくりのプロをもてはやさない風土づくりも大切です。

以上が会議の基本です。会社の報告目的の会議などはまたちょっと違っていて、その作法は別の機会があれば細かくお伝えしようと思います。みなさんの会議が実りあるものになりますことをお祈り申し上げます。

サトウユウト

1年半で80kg痩せたの徳島文学協会員。趣味は人文系の本を読むことで、何度「断捨離」しても蔵書が3000冊を超える活字中毒者。仕事は広告デザイナー・社員教育コンサルタント・編集者ですが、徳島県阿南市に地域おこしのために私費で「e-sports・ゲームセンター」を新築中。ゲーセンのオヤジもやることになりました。